Protección de datos al externalizar la administración: lo que debes exigir
Si un proveedor externo accede a datos de tus clientes, empleados o proveedores, el RGPD te obliga a formalizarlo. Te explicamos qué es el contrato de encargado del tratamiento.
Cuando externalizas tareas administrativas, el proveedor va a ver y manejar datos personales: nombres y contactos de clientes, facturas, datos de proveedores e incluso, en algunos casos, de empleados. Esto tiene consecuencias legales que conviene conocer.
Responsable y encargado del tratamiento
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) distingue entre el responsable del tratamiento, que es quien decide para qué y cómo se usan los datos (tu empresa), y el encargado del tratamiento, que es quien los trata por cuenta del responsable (el proveedor externo).
Que externalices una tarea no significa que te desentiendas: tú sigues siendo responsable de esos datos y debes elegir proveedores que ofrezcan garantías suficientes.
El contrato de encargado del tratamiento
El artículo 28 del RGPD exige que la relación entre responsable y encargado se formalice por escrito, en un contrato u otro acto jurídico. Entre otros aspectos, debe recoger:
- El objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento.
- El tipo de datos personales y las categorías de interesados.
- Que el encargado solo tratará los datos siguiendo tus instrucciones documentadas.
- El compromiso de confidencialidad de las personas que accedan a los datos.
- Las medidas de seguridad que se aplicarán.
- Las condiciones para recurrir a otros subencargados.
- La ayuda al responsable para atender los derechos de los interesados.
- El destino de los datos al terminar el servicio (devolución o supresión).
Buenas prácticas en el día a día
- Dar al proveedor solo los accesos que necesita para su trabajo.
- Usar herramientas con control de permisos y evitar enviar documentos sensibles por canales poco seguros.
- Revisar periódicamente quién tiene acceso a qué.
- Retirar los accesos cuando finaliza la relación.
Por qué importa elegir bien
Una brecha de seguridad o un uso indebido de los datos puede afectar a la confianza de tus clientes y tener consecuencias ante la autoridad de control. Por eso la protección de datos no debería ser un trámite, sino un criterio más al elegir proveedor.
En JC Gestión, la formación jurídica de nuestra CEO, abogada, hace que la confidencialidad y el cumplimiento normativo formen parte del servicio desde el primer día. Puedes consultar cómo tratamos los datos en nuestra política de privacidad.
Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento jurídico para un caso concreto. Si quieres externalizar tu administración con garantías, reserva una consulta gratuita.
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